Timesnusantara.com – Kalimantan Timur. Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim menggelar pemusnahan arsip pada Selasa, 5 November 2024, Kegiatan ini berlangsung di kantor Dispora Kaltim.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, mengungkapkan bahwa pemusnahan dokumen fisik yang tidak lagi dibutuhkan menjadi langkah yang tepat untuk meringankan beban setiap dinas.
“Dokumen yang sudah tidak diperlukan dan menumpuk tentu harus dimusnahkan agar tidak menjadi beban, tetapi harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,” ujar Rasman, Selasa (5/11/24).
Di sisi lain, Rasman juga menegaskan pentingnya menjaga dokumen yang masih relevan dengan cara mendigitalkannya. Hal ini bertujuan untuk menghindari kehilangan dokumen yang bisa jadi sangat penting dalam kasus hukum di masa depan.
“Kita sering kali membutuhkan dokumen tertentu dalam masalah hukum, dan dokumen yang disimpan secara fisik bisa saja hilang. Oleh karena itu, digitalisasi arsip menjadi langkah yang wajib,” tambahnya.
Sebagian besar arsip yang kini dimusnahkan merupakan dokumen yang tercatat antara tahun 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum dilaksanakan secara luas. Meskipun banyak arsip fisik yang sudah dianggap usang, data dan informasi penting tetap terjaga dalam format lain yang lebih aman.
Rasman menegaskan bahwa keputusan untuk memusnahkan arsip fisik tidak dilakukan tanpa pertimbangan matang. Ia menjelaskan bahwa dokumen yang sudah lebih dari sepuluh tahun dan tidak lagi relevan sebaiknya memang dihapus untuk menghindari penumpukan.
“Dokumen yang sudah lebih dari sepuluh tahun dan sudah tidak relevan, seperti yang ada sejak 2004, sebaiknya dimusnahkan. Itu hanya akan menjadi beban jika disimpan terus-menerus,” ujarnya.
Dengan adanya kemajuan teknologi, Rasman yakin bahwa digitalisasi arsip akan membuat pengelolaan dokumen di Dispora Kaltim lebih efisien. Ia juga berharap langkah ini dapat mempercepat proses penyimpanan dan pengelolaan data pemerintah.
“Proses pengelolaan arsip kini jauh lebih mudah dengan digitalisasi. Saya yakin dokumen yang dimusnahkan adalah yang sudah tidak diperlukan lagi,” pungkasnya.